Neben dem fast allumfänglichen OrangeHRM haben wir aus Lizenzgründen eine neue Maschine mit OTRS aufgesetzt.
Mittlerweile steuern wir über unterschiedliche Warteschlangen unterschiedliche Mail-Adressen.
Zuerst diente unser OTRS zur zentralen Ablage und Vorformulierungen von Standard-Emails für unsere HR-Abteilung.
Mittlerweile fügen wir immer mehr Fachabteilungsleiter per Berechtigung hinzu, damit diese die Dokumente online sichten können oder vor einem Bewerbungsgespräch noch Rückfragen über die Personalabteilung formulieren können. Zuweisung an berechtigte Kollegen, Notizeingabe oder hinzufügen von weiteren eingescannten Dokumenten zum Vorgang sind ebenso vorhanden.
Die schriftlich eingegangenen Bewerbungen werden seit einiger Zeit eingescannt und durch die Personalabteilung als neuer Vorgang im System hinterlegt. Die Bewerbungsmappen können demzufolge sofort zurückgeschickt werden.
In Abstimmung mit dem Betriebsrat haben wir bestimmte Leseberechtigungen eingerichtet.
Das funktioniert, weil OTRS extrem konfigurierbar ist.